Privacyverklaring MijnUren Solo

Wie is waarvoor verantwoordelijk

Vangelder Solutions BV, Pastorijstraat 27, 9100 Nieuwkerken-Waas, btw BE 0802.046.676, maakt MijnUren Solo. Bij Solo zijn er twee rollen, en het verschil bepaalt bij wie je moet zijn.

Waarvoor wij verantwoordelijk zijn

Voor je account en het aanmelden, de beveiliging en logging van de dienst, support, je abonnement en de inning ervan, onze eigen factuur aan jou, en de doorverwijs- of kortingscode waarmee je bij ons binnenkwam. Daarvoor bepalen wíj het doel, en spreek je ons rechtstreeks aan.

Waarvoor jij verantwoordelijk bent

Voor alles wat je zélf in Solo onderbrengt: je werven, je uren, je onkosten en bonnetjes, je tarieven, je IBAN, je notities, je facturen en de gegevens van je opdrachtgevers. Dat is jouw administratie, met jouw doel. Wij zijn daarvoor je verwerker: we doen ermee wat jij ons opdraagt en niets anders. Wat dat precies inhoudt staat in de Verwerkingsbijlage MijnUren Solo, die deel uitmaakt van de algemene voorwaarden.

Praktisch gevolg: vraagt een van jouw opdrachtgevers inzage of verwijdering van zijn gegevens, dan ben jij zijn aanspreekpunt. Wij helpen je dat uit te voeren, op jouw verzoek.

Werk je via Onderaanneming voor een bedrijf dat je koppelde?

Een KMO kan je uitnodigen om via de module Onderaanneming voor haar te werken. Bevestig je met de code dat het uitgenodigde adres van jou is, dan zie je — nog vóór je beslist — wat zij over de opdracht deelt; neem je de uitnodiging aan, dan ontstaat er een beperkte, wederzijdse uitwisseling met die KMO: wat zij met jou deelt (werfinformatie, een voorstel) en wat jij met haar deelt (je antwoord, en — wanneer je indient — je maandstaat). Voor die uitwisseling is die KMO zelf verwerkingsverantwoordelijke, net zoals jij dat blijft voor wat je zelf in Solo invult; wij zijn voor beide kanten de technische tussenpersoon, zonder er een eigen doel mee na te streven. Wat precies gedeeld wordt — en wat nooit — staat hieronder bij Met wie we ze delen.

Welke gegevens we verwerken

• Je onderneming: naam en voornaam, ondernemingsnaam, btw-nummer, je vak, je ondernemingsadres.
• Twee e-mailadressen: het adres waarmee je aanmeldt, en — als je dat instelt — een afwijkend adres waar onze facturen aan jou naartoe gaan. Laat je het tweede leeg, dan gebruiken we je inlogadres.
• Je tarieven en betaalgegevens: uurtarief, kilometervergoeding en IBAN. Je IBAN staat op de facturen die je zelf uitreikt; wij innen er niets mee.
• Je werven: naam, adres, kleur, en of er kilometers voor worden aangerekend.
• Je registraties: uren per dag en per tijdsblok, pauzes, kilometers, het dagtype, en de vrije notitie die je bij een dag kunt zetten.
• Je onkosten en losse ritten: datum, omschrijving, bedrag en btw of een aantal kilometer, en de werf waar het bij hoort. Voeg je er een bonnetje bij — een foto of een pdf — dan bewaren we dat bestand; deze functie wordt stapsgewijs ingevoerd en is vanaf 12 oktober 2026 voor iedereen beschikbaar. Op een betaalbewijs staat vaak meer dan het bedrag: de handelaar, het tijdstip, soms de laatste cijfers van je kaart of wat je precies kocht — dat blijft op de foto zelf staan, want die bewaren we voor jou. Van een gescande foto houden we daarnaast over wat de scan herkende: de handelaar, de datum, het bedrag, de btw en het soort bon, met een zekerheidsscore voor alleen het bedrag, de datum en de handelaar. De artikellijnen van je bon bewaren we niet.
• Je opdrachtgevers en projecten: naam, adres, ondernemings- en btw-nummer, e-mailadres en Peppol-adres.
• Je prestatiestaten en facturen, inclusief het elektronische factuurbestand (UBL) en, bij verzending, het bewijs daarvan.
• Technische gegevens: aanmeldmomenten, IP-adres en foutmeldingen. Loopt de app of de website vast, dan ontvangen we een technisch rapport. Daar staan geen uren, adressen of facturen in — alleen technische informatie en een verwijzing naar je gebruikersnummer.

Je opdrachtgevers, je notities en je facturen kunnen gegevens van andere mensen bevatten. Daarvoor geldt de rolverdeling hierboven.

Wat we niet verwerken: geen locatiegegevens, geen contacten, geen agenda, geen gezondheidsgegevens, en geen advertentie-identificatoren. We lezen je fotobibliotheek niet uit: de enige afbeeldingen die bij ons terechtkomen zijn de bonnetjes die je zelf bij een onkost toevoegt. De app vraagt uitsluitend toegang tot internet.

Waarvoor we ze gebruiken, en op welke grond

We gebruiken je gegevens niet voor advertenties, verkopen ze niet, en nemen er geen geautomatiseerde besluiten mee die rechtsgevolgen voor je hebben.

Met wie we ze delen

Alleen met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren. De volledige lijst met vestiging, rol en waarborgen staat in ons verwerkingsregister; hieronder wat specifiek voor Solo geldt.

• Hosting en databank — de gegevens staan in de Europese Unie (Ierland).
• Betalingen — je abonnement wordt geïnd via onze betaaldienstverlener. Wij zien of een betaling gelukt is, niet je kaartgegevens.
• E-facturatie — verstuur je een factuur als e-factuur, dan gaat ze via ons Peppol-toegangspunt naar je opdrachtgever. Kies je voor e-mail, dan gaat ze rechtstreeks naar het adres van je opdrachtgever.
• Je boekhouder — vul je een aanleveradres in, dan krijgt die een kopie van elke factuur en creditnota die je uitreikt. Dat gebeurt alleen zolang dat veld ingevuld is.
• Het scannen van een bonnetje — voeg je een foto toe (een pdf niet), dan gaat die één keer naar de tekstherkenning van Microsoft (Azure AI Document Intelligence, in Nederland) om het bedrag, de datum en de handelaar voor te stellen. Of Microsoft die afbeelding ook gebruikt om zijn eigen model te trainen, zegt de dienst niet, en dat hebben wij niet kunnen vaststellen — precies daarom vragen we meteen na de scan om verwijdering bij Microsoft; lukt dat een keer niet, dan wist Microsoft de foto en het resultaat zelf, uiterlijk binnen vierentwintig uur. Wil je dat niet, zet de tekstherkenning dan uit vóórdat je de foto kiest — de knop en de uitleg staan boven het bestandsveld — en dan verlaat de foto onze server niet.
• Foutrapportage — technische rapporten gaan naar onze foutendienst, met gegevensverwerking binnen de EU.

Een KMO die je koppelt (module Onderaanneming)

Nodigt een KMO je via Onderaanneming uit, of werk je voor haar via een koppeling, dan is er een beperkte uitwisseling met die KMO zelf — dit staat los van de subverwerkers hierboven.

Wat de KMO met jou deelt — al zodra je met de code bevestigde dat het adres van jou is, vóór je beslist, en daarna zolang de koppeling actief is: haar bedrijfsnaam en ondernemingsnummer; de werfnaam en het werfadres; een korte omschrijving van wat op te leveren is en de periode; en — alleen als de KMO dat per opdracht aanzet — toegangsinformatie en de naam van een werfleider. Die twee laatste zie je alleen terwijl de opdracht actief is: al bij het bekijken van de uitnodiging, en daarna zolang de opdracht én de koppeling allebei actief zijn; sluit de KMO de opdracht af of stop jij (of zij) de koppeling, dan verdwijnen beide meteen uit wat je ziet, en de naam van een werfleider die niet meer bij de KMO actief is, zie je evenmin. Een voorstel van de KMO noemt altijd een dag of een periode, nooit een uur. Vergelijken we bij het koppelen het ondernemingsnummer dat de KMO over jou invoerde met dat in je profiel, dan krijg jij bij een verschil enkel een waarschuwing; geen van beide partijen ziet het nummer van de ander.

Wat jij met de KMO deelt: je antwoord op een voorstel (aanvaarden, een ander moment, of nee — met een optioneel bericht) en, wanneer je een maandstaat indient: de dagen, het totaal aantal uren, het totaal aantal kilometer, het bedrag excl. btw, de versie en de indiendag, met je naam en e-mailadres. De KMO beslist daarop of ze akkoord gaat voor facturatie of de staat betwist, met een reden; die beslissing gaat naar jou terug.

Wat nooit gedeeld wordt, in geen van beide richtingen: of je op de werf aanwezig bent; je uren per dag, een startuur, pauzes of een lopende timer; je kilometers per dag; foto's, materiaal of notities; je tarieven; je andere opdrachtgevers, werven of planning; je eigen werfgegevens; de interne notities van de KMO; het contact ter plaatse (ook wanneer dat een particuliere bouwheer is); en de naam van de eindklant.

Hoelang de KMO jouw ingediende maandstaat bewaart, staat hieronder bij Hoelang we ze bewaren.

Adressen en de kilometerberekening

Laat je de afstand tot een werf berekenen, dan hangt de weg die je adres aflegt af van je app-versie. Vanaf versie 1.5 van de iPhone-app gaat het adres naar onze eigen server, die de afstand opvraagt bij een kaartdienst van Microsoft met verwerking binnen de EU. Je toestel praat dan niet rechtstreeks met een kaartdienst, en je IP-adres bereikt Microsoft niet.

In oudere versies stuurt de app het adres nog rechtstreeks vanaf je toestel naar een publieke kaartdienst, en gaan er twee coördinaten naar een routedienst. Er gaan daarbij geen naam, e-mailadres of accountgegevens mee; je IP-adres onvermijdelijk wel. Die beperking blijft voor je gelden zolang je niet bijwerkt. Wat het precies inhoudt, staat in de Verwerkingsbijlage.

Vul je de kilometers zelf in, dan wordt er geen adres verstuurd.

Hoelang we ze bewaren

• Zolang je account bestaat bewaren we je gegevens. We verwijderen uit onszelf niets van wat je hebt ingevuld.
• Je ingediende maandstaten (je eigen kopie) bewaren we zolang je account bestaat, en ten hoogste tien jaar vanaf 1 januari van het jaar na de laatste gebeurtenis erop — wat eerder komt. Verwijder je je account, dan verdwijnt deze eigen kopie mee; zie Account verwijderen.
• Diende je die maandstaat in bij een KMO die je via Onderaanneming koppelde? Dan bewaart die KMO daarvan een eigen, onafhankelijke kopie als ontvangen bewijsstuk voor haar facturatie en boekhouding — tien jaar vanaf 1 januari van het jaar na de laatste gebeurtenis op die versie (de indiening, of een later akkoord of een betwisting). Die kopie is niet van ons: stopt de koppeling, loopt je abonnement af, of verwijder je je Solo-account, dan blijft ze onaangetast bij de KMO bestaan. Wij kunnen ze niet voor je wissen; dat kan alleen de KMO zelf, met een reden, en niet zolang er nog een wettelijke bewaarplicht, een geschil of een legal hold op ligt.
• Na afloop van je proefperiode zonder dat je een abonnement neemt: negentig dagen. Die termijn is er zodat je je proef kunt hervatten, of eerst nog kunt exporteren. Na de termijn verwijderen we je gegevens uit onze actieve systemen — zodra de automatische opruiming daarvoor aanstaat; staat ze niet aan, dan gebeurt er niets vanzelf en kun je altijd zelf om verwijdering vragen. We ruimen nooit op zonder waarschuwing: zodra die opruiming aanstaat, verwittigen we je per e-mail ongeveer dertig en nog eens ongeveer zeven dagen vóór de verwijdering; zonder die tweede waarschuwing wissen we niet. Reservekopieën lopen daarna nog kort na en worden volgens hun eigen cyclus overschreven. Gedurende de hele termijn kun je op verzoek een export krijgen, en je kunt ook altijd vragen om onmiddellijke verwijdering. Activeer je alsnog, dan blijft alles staan. Facturen en creditnota's die je zelf hebt uitgereikt vallen niet onder deze termijn: die blijven bewaard zolang de wet dat vereist. Diende je vóór het verlopen van je proef een maandstaat in bij een KMO, dan blijft haar kopie daarvan onaangetast bestaan: die valt niet onder deze negentig dagen.
• Eindigde je proefperiode vóór 13 september 2026? Dan ruimen we die gegevens vandaag niet automatisch op — tenzij we ook voor dat oudere cohort alsnog een overgangsregeling activeren. Doen we dat, dan geldt dezelfde bescherming als hierboven: een eerste waarschuwing, daarna minstens dertig dagen, en ongeveer zeven dagen vóór de verwijdering een tweede waarschuwing — zonder die tweede verwijderen we niets —, ook al ligt het eigenlijke einde van je proef al veel langer geleden.
• Werd je uitgenodigd om via Onderaanneming te koppelen, maar nam je de uitnodiging (nog) niet aan, of weigerde je ze? De uitnodiging zelf is veertien dagen geldig. Het record van die uitnodiging verwijderen we daarna automatisch, uiterlijk dertig dagen na de eerste gebeurtenis die er een einde aan maakt — aanvaarding, weigering, intrekking door de KMO, of het verlopen van de geldigheidstermijn —, zodra die automatische opruiming aanstaat; tot dan blijft het record bewaard en kun je de KMO of ons om verwijdering vragen. Wat daarna bij de KMO blijft bestaan, is een minimaal spoor zonder je e-mailadres. Neem je de uitnodiging wél aan, dan gelden voor de gegevens van de koppeling zelf de termijnen hierboven, niet deze dertig dagen.
• De werfinfo, de opdracht en een voorstel waarop je antwoordde, blijven ook bij die KMO bestaan — met een eigen termijn. Zij bewaart ze tot tien jaar na de dag waarop zij die opdracht voor het laatst uitdrukkelijk afsluit, niet vanaf het moment dat je koppelt, stopt of je account verwijdert. Aanvaardde je ooit haar voorstel, dan telt je antwoord mee in dat dossier en volgt het dezelfde tien jaar, ook als het later werd ingetrokken. Een voorstel dat je nooit aanvaardde — je weigerde het, trok het in, of het verliep — verwijderen we negentig dagen na die gebeurtenis, zodra de automatische opruiming daarvan aanstaat; tot dan blijft het bij haar bewaard. Toegangsinformatie en de naam van een werfleider zie je alleen terwijl de opdracht actief is — al bij het bekijken van de uitnodiging, daarna zolang ook de koppeling actief is — en de naam van een werfleider alleen zolang die bij de KMO actief is. Is er bij de KMO een concreet geschil, een controle, een gerechtelijke procedure of een andere concreet omschreven juridische of administratieve reden waarvoor langere bewaring noodzakelijk is, dan kan ze de verwijdering na de termijn met een legal hold uitstellen tot ze die uitdrukkelijk opheft.
• Verwijder je je account zelf, dan gebeurt dat onmiddellijk en volledig. Hoe dat werkt staat op Account verwijderen.
• Bonnetjes horen bij hun onkost: verwijder je de onkost, dan is het bonnetje weg; verwijder je je account, dan ook; en loopt je proefperiode af zonder abonnement, dan verdwijnen ze na negentig dagen mee met de rest. Het bestand zelf staat daarnaast in een nachtelijke kopie bij Microsoft in Nederland, versleuteld met een sleutel die alleen wij beheren; die kopie is binnen dertig dagen na verwijdering ook weg.
• Onze eigen facturen aan jou vallen onder de fiscale bewaarplicht en blijven bewaard, ook nadat je account weg is.
• Technische logboeken houden we niet langer dan twaalf maanden bij, uitsluitend voor beveiliging en foutopsporing.
• Back-ups lopen nog zeven dagen mee; daarna is een verwijderd gegeven ook daar weg.

Waarom negentig dagen, en niet dertig zoals bij MijnUren voor bedrijven. Het verschil is bedoeld. Bij Solo gaat het om je eigen werk, dat je zelf hebt ingevoerd en waarvoor je zelf verantwoordelijke bent; een ruime termijn geeft je de kans terug te komen zonder alles kwijt te zijn. Bij bedrijven gaat het om gegevens van werknemers — mensen die zelf niet gekozen hebben dat ze daar staan — en dan is een korte termijn juist het punt.

De termijn van negentig dagen geldt voor proefperiodes die aflopen ná de inwerkingtreding van deze verklaring.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Voor je eigen account- en abonnementsgegevens oefen je die rechten rechtstreeks bij ons uit, via contact@vangeldersolutions.be. Je hoeft daarvoor niemand anders aan te spreken — je hebt in Solo geen werkgever of beheerder boven je.

Een groot deel kun je bovendien zelf: profielvelden aanpassen of leegmaken, dagen en tijdsblokken wissen, onkosten met hun bonnetje verwijderen, opdrachtgevers verwijderen, en je hele account verwijderen. Zie Account verwijderen voor wat je zelf kunt en wat wij op verzoek doen.

We reageren binnen dertig dagen. Ben je niet tevreden, dan kun je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Beveiliging

Versleuteling onderweg (TLS) en in rust bij onze hostingpartner. Je gegevens zijn op databankniveau afgeschermd: je uren, werven, tarieven, rekeningnummer en opdrachtgevers lees je alleen zelf. Werk je via Onderaanneming voor een KMO die je koppelde, dan ziet die KMO nooit je uren per dag, je tarieven of je andere opdrachtgevers — wel de werfinformatie die zij zelf met je deelde, je antwoorden op haar voorstellen, en, nadat jij ze indient, de dagen, het totaal aantal uren, het totaal aantal kilometer en het bedrag excl. btw van je maandstaat, met je naam en e-mailadres. Het volledige overzicht staat hierboven bij Met wie we ze delen. Tweestapsverificatie met een authenticator-app kun je zelf aanzetten. Van de databank maken we dagelijks een back-up, zeven dagen bewaard.

Op je toestel bewaart de app je aanmeldsessie in de sleutelhanger (Keychain) van iOS, versleuteld door het besturingssysteem en pas leesbaar nadat je je toestel na het opstarten een eerste keer hebt ontgrendeld.

Wijzigingen aan deze verklaring

Materiële wijzigingen kondigen we minstens dertig dagen vooraf aan per e-mail. De datum bovenaan zegt wanneer deze versie is bijgewerkt.

Contact